Están realmente las empresas Americanas trabajando sin papel??

Por. Luis S. Martínez M.

Desde que comenzamos con nuestro proyecto de expansion para USA y Latinoamérica, las ideas que teníamos al inicio sobre el comportamiento del mercado Americano han variado mucho…Cuando pensamos en que los mercados de primer mundo deberían tener implementadas las ultimas tecnologías, procedimientos optimizados y soluciones paperless, definitivamente estábamos un poco equivocados.

Actualmente existe una gran cantidad de empresas (pequeñas y medianas) sin ningún tipo de automatización de procesos en sus operaciones diarias. Fue una gran sorpresa para mi con respecto a mi percepción inicial que estos mercados no estén tecnológicamente optimizados del todo, piden AYUDA desesperadamente en lo que a temas de Gestión Documental se refiere.

Imaginen este escenario real: Firmas de Abogados, Contadores, Escuelas e Inmobiliarias trabajando solamente con un ordenador e imprimiendo una cantidad exagerada de documentos para almacenarlos en carpetas fisicas. Esto es real!

Uno de mis potenciales clientes en USA, tiene alquilado un local comercial de aproximadamente 180 mts cuadrados lleno de archivadores (80 aprox), en el que almacena todos los expedientes de casos que ha atendido durante los últimos 15 años de operaciones. La secretaria de esta firma, esta volviéndose completamente loca cuando requiere diariamente ir a este local de “Pesadillas” con miles y miles de documentos y ademas de tener que localizar información histórica para poder cumplimentar un caso.

Algunas preguntas vienen a mi mente cuando pienso en este caso tan particular:

1. Cual es el costo de alquiler mensual de un espacio comercial de 180 Mts?
2. Cual sera el costo de la demencia mental de esta pobre secretaria debido a la búsqueda diaria de documentos?
3. Cuantas horas anuales esta gastando esta compañía, empleando a una persona diariamente en la búsqueda de documentos en el “Cuarto de las pesadillas”? Cual es el costo de esto?

Cuando hablo de Gestión Documental realmente disfruto de las estadísticas, está demostrado que si no comprendemos a fondo el gran impacto en tiempo/dinero que los documentos pueden tener, nunca tomaremos acciones al respecto.

• 1 de cada 4 americanos desea estar mejor organizado. NAPO
• El 80 %  de los papeles que guardamos, nunca los utilizamos en el futuro.The Small Business Administration
• El uso del papel en la oficina se ha triplicado desde la creación del ordenador personal. Organized World
• El ejecutivo promedio desperdicia 3 semanas anuales buscando documentos importantes en los documentos que gestiona. Wall Street Journal
• Los ejecutivos comunmente toman de su escritorio un papel 30 o 40 veces antes de tomar accion sobre el. Michael F. Woolery, Seize the Day
• Los empleados americanos desperdician mas de 2 horas a la semana buscando, compartiendo y archivando documentos. smartbusinessmag.com
• Un archivador de 4 cajones puede almacenar hasta 18,000 paginas. NAPO

Ademas de estas existen muchísimas estadísticas divertidas, pero si trasladamos esto a tiempo y dinero, estoy seguro de que no serán tan divertidas para el presupuesto anual de la empresa.

Pensemos sobre los ahorros anuales en tiempo y dinero que conlleva la adopción de tecnologías de gestión documental.

Por favor ayudemos a esta pobre secretaria a recuperar su vida normal! , puede ser quizas un familiar tuyo o uno de tus mejores amigos…

Nos vemos en mi proximo articulo y gracias por acompañarme!

Luis S. Martinez. – CEO Enterprise Business integration Technologies, INC. www.ebit.business